【コンサルティングは事前準備が肝心～prepシートの活用がオススメです～】（都内出張が無事終わりました）<№515>

※金曜日朝の新宿は人出が少なかった

 

皆さん、こんにちは。

北海道札幌市中央区のイクメン税理士　板倉圭吾です。

先週は、都内に出張していました。

用務は個別コンサルティング実施2件とコンサルティング出席1件です。

皆様に感染予防にご協力いただき、無事終了できました。

 

コンサルティングの事前準備に使ったツール

今回、すべての打ち合わせに際し、事前準備を行いました。

使用したのは前回記事で紹介した、プレップシートです。

ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズさんのプレップシートを活用して東京出張の準備です。

「世界で一番やさしい会議の教科書 実践編」を読んでから、プレップシートを作成しました。

今回自分としては、

1. 準備の大切さ
2. （開始時の）終了条件の共有
3. （終了時の）決まったことややるべきことの確認

に重きを置いて臨みました。

 

1.事前準備の大切さ

次に述べる「終了条件の共有」などを、prepシートに事前に書き込むことで俯瞰した状態でセッション全体を見渡せます。

具体的には次の5つの要素です。

• 終了条件の設定
• 参加者の設定
• 参加者の状態の把握
• 参加者が抱く疑問・不満の予測
• 議題の設定と時間配分

これら5要素を詳細に検討することで、一人でもリハーサルできると感じました。

とりわけ、終了条件の設定共有が効果的です。

 

2.終了条件を共有することの大切さ

今回のお打ち合わせは、すべて人の状態を変化させるためのセッションでした。

つまり、

• 「社長が〇〇について完全に理解した状態」
• 「社長が〇〇事業の財務課題を金融機関に説明できる状態」
• 「お客様が〇〇についての壁となる事項を洗い出した状態」

という終了条件を事前に（私の判断で独自に）設定しておりました。

それを、セッション開始時に参加者全員に共有するのです。

これによって、議論の脱線があっても、本来の議題に戻ることが容易になりました。

また、終了条件という山頂に向けて、進捗度と時間の経過の客観的把握が可能になったのです。

（1件は、本来セミナーであったものをセミ講義方式のコンサルティングで実施した内容であったため「最後の振り返りの際に終了条件をお伝えする」という手法を採りました）

 

3.決まったこと、やるべきことの再確認

• 「社長が〇〇のデータを来週中に参加者に共有する」
• 「社長が〇〇という指標について、BASTデータと自社データの差を確認し、違いについて連休前に参加者に報告する」
• 「参加者が資料作成スケジュールを設定した後に、次々回日程を提案する」
• 「お客様が〇〇を検索し、最新の動向を把握する」
• 「お客様が〇〇に登録する」

今回の再確認は上記のようなものでした。

わかっているようで、全員で再確認することによって更に明確になります。

5W1Hを網羅した再確認が大切です。

 

まとめ

コロナの感染状況との兼ね合いもあり、面談になるかzoomになるのか会議スタイルがギリギリまで決まりませんでした。

そんな中で、prepシートを使うことによってどのようなスタイルであっても終了条件に辿り着く自信を得ることができました。

さっそく会議が多い関与先様にも共有したいと思います。

みなさんも是非試してみてください。

 

 

【編集後記】

コンサルティングにおいて、クライアントとの信頼関係の構築が（言うまでもなく）最初にするべきことであり最重要です。

今回のセッションにおいて、他の大手コンサルティング会社様の進め方を見て、あらためて実感した次第です。